GTDで最後まで残るタスク…解決策はマインドマップでタスクの細分化

タスクの整理にGTDを使ってきた@kyotapy。

 
 
これまで様々なツールでGTDを運用してきました。
 
 
Moleskineとロディアを使ったり…

MoleskineとRHODIAを使ったGTD « @kyotapyな日々
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ダイスキンを使ってみたり…

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最近ではEvernoteを使ってみたりしていましたが、せっかく整理したタスクで手を付けられずに残ってしまうタスクがあります。
 
 
原因は何かとを眺めていると、残ったタスクは作業内容が曖昧なタスクばかり。
 
 
タスクの内容が曖昧で細分化されていなかったために、知らず知らずそのタスクを避けてしまっていたのです。
 
 
原因はタスクの細分化不足にありました。
 
 
一日のレビューや週次レビューでタスクを整理する時に、幹となるタスクから細かい枝葉のタスクに効率よく漏れなく細分化させるには…
 
 
そこで考えたのがGTDマインドマップで運用する方法。iPadアプリのiThoughtsHDで運用することにしました。

iThoughtsHD (mindmapping) 3.6(¥850)

カテゴリ: 仕事効率化, 教育
現在の価格: ¥850(サイズ: 12.8 MB)
販売元: CMS – Craig Scott
リリース日: 2010/04/23
現在のバージョンの評価: (2件の評価)
全てのバージョンの評価: (88件の評価)
App

 
 
 
図のように真ん中のアイコンから、「トリガーリスト」、「inbox」、「やること」、「おまかせ」、「完了」と枝を伸ばしました。
 
 
 
「トリガーリスト」、「inbox」はレビュー時に使用。トリガーリストを見ながら思いついたことをinboxに放り込みます。
 
 
 
 
「やること」はさらに「仕事」、「プライベート」、「今日やること」に分けました。
 
 
 
「仕事」、「プライベート」の下に幹となるタスクを起き、細かい作業内容をどんどん派生させて行きます。
 
 
 
一日の始まりに「仕事」、「プライベート」から「今日やること」にリンクを張り今日やることを決めます。
 
 
こうすると、ちょっとした空き時間にその時間内にできそうなタスクを選んで処理することができます。
 
 
細かい作業をしている時に、何のためにこの作業をしているのかの幹の部分を確認できるのも助かります。
 
細かい作業が完了したらチェックマークアイコンをつけていきます。また、作業の中で思ったこと、起きたトラブルなどもその作業から吹き出しを付けて、メモしておきます。
 
 
 
 
そうして細かい作業を処理していき、幹のタスクまで完了したら、「完了」に移動します。
 
「完了」はさらに「年」、「月」に分けました。ある程度ルーチン化した作業は、こうしておけばのちに役立つと思います。
「おまかせ」はその名のとおり人に任せていること。「プロジェクト」には長期的な仕事のタスクをいれています。
 
 
GTDにマインドマップを使うことで、さらに頭がスッキリ&効率が上がりました。
 
 
今後さらに改良を加えて行くつもりです。
 
 
 

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